Excel odlično računa. Problem je kad počne da vodi posao

Otvorite tabelu preko koje u vašoj firmi ide najviše posla i pogledajte kolonu u kojoj se boje ćelije. Žuto znači da je nešto u radu, zeleno da je gotovo, crveno da se čeka kupac. Narandžasto je neko uveo prošle zime i danas niko nije siguran šta tačno znači. Ta legenda nije zapisana nigde, a cela firma je čita svakog dana.

Takva tabela ne pravi probleme zato što je napravljena u Excelu. Pravi ih zato što je od alata za računanje postala program po kome firma radi, a da to niko nije odlučio.

Tri posla koja radi ista tabela

Kad se pogleda šta se u firmi zaista radi u Excelu, obično su to tri različite stvari pomešane u istom fajlu:

• Račun. Kalkulacija cene, marža, plan nabavke, poređenje ponuda. Za to je Excel napravljen i tu ga je teško zameniti.
• Spisak. Kupci, artikli, dobavljači, oprema. Radi dobro dok spisak vodi jedan čovek, a ostali ga samo čitaju.
• Tok posla. Ko je preuzeo porudžbinu, dokle je stigla, šta koga čeka i do kada. Ovde tabela počinje da greši, i to tiho.

Prva dva posla tabela radi pošteno. Treći od nje traži nešto što nema: da zna ko je na redu i da se sama javi kad nešto zapne.

Po čemu se vidi da je tabela postala tok posla

Stanje se piše bojom ili komentarom

Kad status nije podatak nego boja, ne može da se filtrira, prebroji ni proveri. Pitanje „koliko porudžbina čeka kupca?” pretvara se u brojanje crvenih ćelija, a svako boju tumači malo drugačije.

Rok stoji u ćeliji, ali nikog ne opominje

Datum upisan u tabelu sam po sebi nikoga ne podseti. Uslovno formatiranje može da oboji istekao rok, ali to vidi samo onaj ko otvori fajl i dođe do tog reda. Rok koji niko nije pogledao prođe bez traga, a za njega se sazna tek kad se javi kupac.

Formule i listovi se zaključavaju da ih niko ne pokvari

Skrivene kolone, zaštićeni listovi, red na vrhu sa porukom „NE DIRATI”. To je znak da se tabela već koristi kao program, samo bez onoga što program ima: zna se ko sme šta da menja, a pogrešan unos se odbije pre nego što pokvari ostatak.

Tabela pamti vrednost, ali ne i razlog

Količina je juče bila 40, danas je 25. Čak i kad se vidi ko je poslednji menjao fajl, ne vidi se zašto je broj promenjen: da li je deo robe vraćen, da li je kupac smanjio porudžbinu ili je neko pogrešio red. Kad se posle mesec dana traži objašnjenje, ostaje samo nečije sećanje.

Ako ste u ovim opisima prepoznali svoju tabelu, to ne znači da ste nešto uradili pogrešno. Tabela je rasla zajedno sa poslom, korak po korak, jer je to u svakom trenutku bio najbrži način da se posao obavi.

Šta ostaje u Excelu

Prelazak na sistem ne znači da Excel nestaje iz firme. Račun ostaje u Excelu: kalkulacije, planovi, jednokratne analize, poređenja „šta ako”. Za to je tabela i dalje najbrži alat i niko ne treba da je se odriče.

Seli se tok posla, zajedno sa spiskovima koje menja više ljudi. Oni dobijaju svoje mesto, a Excel se vraća onome što radi najbolje. Kad nešto treba izračunati, podaci se iz sistema izvezu u tabelu, obrade i pogledaju, a izvor ostaje netaknut.

Kako da počnete bez velikog projekta

1. Izaberite jednu tabelu, onu kojoj se tokom dana obraća najviše ljudi.
2. Zapišite legendu: šta znači svaka boja, svaki komentar i svaka skraćenica. Već to često pokaže da dvoje ljudi istu boju čita različito.
3. Od legende napravite listu stanja kroz koja posao prolazi i za svako stanje zapišite ko ga pomera dalje.
4. Izdvojite sve rokove iz tabele i za svaki odlučite ko treba da bude opomenut i kada.

Posle ova četiri koraka imate opis toka posla, napisan jezikom ljudi koji ga rade. Iz njega se vidi da li je dovoljno povezati nekoliko koraka ili treba obuhvatiti ceo posao, a tu razliku smo opisali u tekstu o tome šta se meša kad se kaže automatizacija. Kad novi sistem krene, tabela i program ne bi trebalo da rade paralelno duže nego što mora, jer ljudi ne beže od novog programa, nego od duplog unosa.

Pokažite nam tabelu za koju mislite da odavno radi posao programa. Popis onoga što se kroz nju ručno prepisuje i predlog jednog sistema umesto tabela i poruka deo su usluge Digitalizacija i automatizacija poslovanja, a razgovor počinje porukom.