Digitalizacija i automatizacija poslovanja

Kako izgleda analogno poslovanje

Nalog stigne telefonom. Neko ga zapiše u svesku. Neko drugi ga prekuca u Excel. Treći ga pošalje u Viber grupu da se vidi ko je slobodan. Na kraju meseca se sve to ručno sabira da bi se ispostavila faktura — i tada se otkrije da tri naloga fale, a dva su naplaćena dvaput.

To nije nedostatak discipline. To je posledica toga što isti podatak živi na pet mesta, a nijedno od njih nije glavno.

Primeri iz prakse

Veleprodaja i magacin. Roba stigne, otpremnica se prekuca u program, pa se na popisu ispostavi da stanje ne valja. Niko ne zna gde je greška nastala jer nema traga ko je šta uneo i kada.

Izvođenje radova na terenu. Supervizor napiše specifikaciju na papiru, nešto zaboravi, i onda neko juri tri ventila preko pola zemlje. Na jednu takvu intervenciju ode pola radnog dana.

Servis i održavanje. Majstor uradi posao, zapiše ga u blok, donese papir u kancelariju kad stigne — ponekad za dva dana. Faktura kasni toliko, a ponekad se i izgubi.

Šta se menja

Podatak se unosi jednom i posle toga sam putuje kroz posao. Nalog koji je primljen odmah je vidljiv svima kojima treba, u statusu u kom stvarno jeste. Radni sati se broje sami. Faktura se pravi iz naloga, a ne iz sećanja.

Ljudi rade isto ono što su radili i pre — samo prestaju da prepisuju.

Slika umesto prepisivanja

Najveći deo ručnog rada u magacinu i administraciji je prekucavanje papira koji je već stigao. Otpremnica dobavljača dođe uz robu, neko sedne i prekuca dvadeset stavki u sistem, i tu nastaju greške koje se otkriju tek na popisu.

To više ne mora tako. Magacioner slika otpremnicu telefonom. Aplikacija iz slike izvuče stavke — artikal, količina, cena — i uporedi ih sa narudžbenicom. Ako se sve poklapa, prijem se potvrđuje bez ijednog ručnog unosa. Ako nešto ne štima, samo ta stavka ide u red za proveru, a ostalo prolazi.

Isti princip radi za ulazne fakture, radne naloge sa gradilišta i potpisane otpremnice koje se vraćaju sa terena. Kamera ume i da prebroji: roba se razastre, aplikacija je prebroji, umesto ručnog brojanja komada.

Važno je šta se dešava kada mašina nije sigurna. Ne izmišlja i ne popunjava prazno — izdvoji spornu stavku i pita čoveka. Čovek proverava izuzetke, ne svaki red.

Šta je potrebno da to radi kod vas

Ako obrada treba da ostane unutar firme, dovoljan je jedan server sa grafičkom karticom i obezbeđenim napajanjem. To je jednokratni trošak umesto mesečne pretplate po dokumentu, i nijedan papir ne izlazi na internet — ni cene, ni podaci partnera, ni matični brojevi.

Ako to nije uslov, isti posao radi i u cloudu, jeftinije za početak. Pre nego što se bilo šta preporuči, merimo tačnost na vašim dokumentima i kažemo brojku: koliko stavki prođe samo, a koliko ide na proveru.

Kako radimo

Prvo gledamo, ne predlažemo. Provedemo vreme sa ljudima koji posao rade svakog dana i zapišemo kako posao stvarno teče, a ne kako bi trebalo da teče. Tek onda se crta sistem.

Ne uvodimo sve odjednom. Krene se od jedne tačke koja najviše boli — najčešće je to evidencija naloga — i tek kad ta tačka radi bez papira, ide se dalje. Tako ljudi ne dobiju novi alat i stari posao istovremeno.

Odakle nam iskustvo

Sistemi za dispečing i logistiku su tačno ovaj problem: mnogo ljudi na terenu, mnogo poziva, i evidencija koja kasni za stvarnošću. Radili smo taksi dispečing od nule i transportnu platformu za više firmi — u oba slučaja posao je pre toga stajao na telefonu i papiru.

Kada ljudi rade na terenu, sledeći korak je aplikacija na telefonu koja radi i bez signala — o tome na strani Razvoj iOS i Android aplikacija.