Pregled firme na jednom ekranu počinje rečnikom, a ne grafikonom

Ponedeljak, sastanak. Prodaja kaže da je prošle nedelje bilo 40 porudžbina, magacin kaže 31, knjigovodstvo 27. Pola sata ode na to čiji je broj tačan, a na kraju se ispostavi da su svi u pravu. Prodaja broji porudžbine kad ih kupac potvrdi, magacin kad ih pošalje, knjigovodstvo kad ih fakturiše.

Ekran sa pregledom cele firme taj sastanak neće skratiti ako se pre njega ne dogovori šta koji broj znači. Samo će ista tri broja prikazati lepše.

Svaki broj treba definiciju

Za svaki broj koji treba da stoji na pregledu zapišite tri stvari:

• Šta se broji. Porudžbina, stavka ili iznos? Sa porezom ili bez? Da li se računa otkazana porudžbina?
• Od kog trenutka. Kad je kupac potvrdio, kad je roba otišla ili kad je izdat račun? Za isti period to su tri različita broja i sva tri su korisna, ali ne pod istim imenom.
• Iz kog programa. Svaki broj ima jedan izvor. Ako se isti broj može dobiti iz dva programa, dogovorite koji važi, jer će se pre ili kasnije razići.

Rečnik ne mora da bude dugačak. Dovoljno je da, kad neko kaže „prošle nedelje smo prodali”, svi misle na isti broj.

Stanje, tok i upozorenje

Brojevi na pregledu nisu iste vrste, i lakše se čitaju kad se to vidi:

• Stanje kaže koliko čega ima sada: robe na lageru, otvorenih porudžbina, nenaplaćenih računa. Gleda se svakog jutra.
• Tok kaže koliko je nečega prošlo za period: prodato, isporučeno, naplaćeno ove nedelje. Poredi se sa prošlim periodom.
• Upozorenje kaže šta je prešlo granicu: porudžbina koja kasni, artikal ispod minimuma, račun kome je istekao rok. Ono ne čeka da ga neko potraži.

Najveća vrednost je u trećoj vrsti. Stanje i tok vlasnik može da sazna i pitanjem. Upozorenje je ono što bi inače saznao prekasno, obično od kupca.

Broj koji nikoga ne pokreće nije potreban

Za svaki broj na pregledu treba da postoje dva odgovora: od koje vrednosti je loše i ko tada nešto preduzima. Ako odgovora nema, broj je ukras. Takvi brojevi se brzo nakupe, jer je lakše dodati još jedan grafikon nego odlučiti ko je zadužen za nešto.

Isto važi i obrnuto: ako neko svakog jutra ručno proverava nešto u tri programa da bi znao da li treba da reaguje, to je kandidat za upozorenje.

Isti rečnik, različiti ekrani

Kad kažemo pregled cele firme, to nije jedan ekran za sve. Magacinu je potrebno ono što čeka pakovanje i šta kasni, prodaji otvorene ponude i kupci koji nisu platili, knjigovodstvu ono što nije fakturisano. Vlasnik vidi upozorenja iz svih delova, a stanje i tok samo onoliko koliko mu treba za odluke.

Razlika je u izboru brojeva, ne u njihovom značenju. „Otvorena porudžbina” mora da znači isto na ekranu magacina i na ekranu vlasnika. Kad se to poštuje, sastanak više ne počinje pitanjem čiji je broj tačan, nego pitanjem šta ćemo da uradimo.

Svaki broj nosi vreme

Broj na ekranu je tačan onoliko koliko je svež poslednji unos iza njega. Ako magacin upisuje izlaze na kraju dana, stanje robe u podne pokazuje jutro, a ekran to ne kaže sam od sebe.

Zato pored brojeva koji zavise od ručnog unosa treba da piše kada su poslednji put ažurirani. Kad to pročitate nekoliko dana zaredom, videćete koji podaci stižu kasno. Upravo oni su prvi kandidati da se beleže u trenutku kad se posao desi, a ne naknadno. Kuda sve jedan podatak putuje pre nego što stigne do izveštaja, videli smo u tekstu od upita do isporuke.

Prva verzija bez ikakvog programa

1. Uzmite zapisnik ili beleške sa poslednjih nekoliko sastanaka i izdvojite svaki broj oko koga se raspravljalo.
2. Za svaki napišite definiciju: šta se broji, od kog trenutka i iz kog programa.
3. Označite koji je broj stanje, koji tok, a koji upozorenje.
4. Za svako upozorenje upišite granicu i ime osobe koja reaguje.

Na jednom listu papira dobićete pregled firme kakav treba da bude, pre bilo kakvog ekrana. Ako se među brojevima nađe i zarada po porudžbini, a ne samo promet, pogledajte tekst o tome gde odlazi razlika između prometa i zarade.

Rečnik brojeva možete da napišete sami, za jedno popodne. Da se ti brojevi posle računaju sami, bez sabiranja na kraju meseca, deo je usluge Digitalizacija i automatizacija poslovanja, a javite se ako želite da rečnik prođemo zajedno.