Više prometa, ista zarada: gde odlazi razlika

Godina je bila dobra. Porudžbina ima više nego lane, stari kupci se vraćaju, novi dolaze preko preporuke. A onda knjigovođa pošalje presek i brojka na dnu nije porasla ni blizu koliko je porasla prodaja. Ponekad nije porasla uopšte.

Prvo se sumnja na nabavne cene ili na konkurenciju koja obara cene. Nekad je to i tačno. Ali vrlo često razlika ode na mesto koje niko ne knjiži kao trošak: na posao koji ljudi ručno rade oko svake prodaje.

Svaka porudžbina ima i cenu obrade

Nabavna cena artikla stoji u kalkulaciji. Ono što ne stoji nigde je koliko ljudi i koliko minuta prođe dok ta porudžbina stigne od prvog poziva do plaćene fakture.

Neko primi porudžbinu telefonom ili mejlom. Neko je unese u program. Neko ode do police da proveri da li roba stvarno postoji, jer stanju u programu niko ne veruje do kraja. Neko javi kupcu. Neko spakuje, neko napravi otpremnicu, neko fakturu. Neko posle prati da li je uplata stigla.

Dok je porudžbina malo, taj posao se ne primećuje. Isti ljudi ga obave usput. Kad porudžbina bude dvaput više, niko ne kuca dvaput brže. Posao se razvuče, počne da kasni, a greške se množe tamo gde su ljudi najumorniji.

Gde se zarada tanji, a da to niko ne zapiše

• Greška u unosu. Pogrešna šifra ili količina znači povraćaj, novu isporuku i prevoz koji kupcu ne možete da naplatite.
• Popust da se kupac smiri. Kad nešto kasni ili stigne pogrešno, prodavac odobri rabat da ne izgubi kupca. Rabat se vidi na fakturi, razlog se ne vidi nigde.
• Faktura koja čeka papire. Ako se fakture prave tek kad se na kraju nedelje skupe otpremnice, novac za robu koja je već isporučena duže stoji kod kupca. Ko prodaje na odloženo plaćanje, taj kupcu praktično daje besplatan kredit.
• Storna i knjižna odobrenja. Svaki ispravljen dokument je nečiji sat — i vaš i knjigovođin.
• Roba koja postoji samo u programu. Prodate ono što sistem kaže da imate, a nemate. Sledi izvinjavanje, zamena ili otkazana porudžbina.
• Najbolji ljudi na najlošijem poslu. Iskusan prodavac pola dana prepisuje umesto da prodaje.

Nijedna od ovih stavki sama ne ruši godinu. Zajedno, i pomnožene većim prometom, pojedu upravo onu razliku koju ste očekivali da vidite na dnu preseka.

Zašto „kad prođe sezona” obično ne dođe

U sezoni nema vremena da se išta menja, jer se jedva stiže da se isporuči. Van sezone nema pritiska, jer posao tada teče podnošljivo. I tako se promena seli iz godine u godinu.

U međuvremenu trošak ne stoji u mestu. Ručna obrada je vezana za broj porudžbina, pa svaki mesec sa većim prometom košta više od prethodnog. Odluka da se sačeka je takođe odluka. Samo što njena cena ne stiže u obliku ponude koju možete da odbijete.

Postoji i praktičan razlog da se ne čeka: najgori trenutak za uvođenje novog načina rada je vrh sezone. Ako se zna kada dolazi gužva, pripreme treba da krenu nekoliko meseci ranije, dok ljudi još imaju vremena da nauče.

Izračunajte na svom primeru

Za prvu brojku ne treba vam konsultant. Treba vam jedno popodne i iskren razgovor sa ljudima koji posao rade.

1. Uzmite jednu običnu porudžbinu iz prošle nedelje. Ne najgoru, ne najbolju.
2. Zapišite svaki put kad ju je neko dodirnuo: primio, uneo, proverio, pozvao, prepravio, fakturisao, pratio uplatu. Pitajte ljude, nemojte pretpostavljati.
3. Pored svakog koraka upišite koliko otprilike traje. Procena u minutima je sasvim dovoljna.
4. Saberite minute i pomnožite brojem porudžbina u mesecu.
5. Posebno prebrojte koliko porudžbina mesečno ima neku ispravku i šta ta ispravka povlači za sobom.

Brojka koju dobijete neće biti tačna do minuta i ne mora biti. Važno je da vidite red veličine i koji ga koraci prave. Često se pokaže da dva ili tri koraka nose najveći deo vremena — i da su to baš koraci u kojima se isti podatak prekucava sa jednog mesta na drugo.

Odakle krenuti

Ne od svega odjednom. Od tačke koja najviše boli.

Kod firmi koje prodaju robu to je najčešće jedno od tri mesta. Porudžbina koja se unosi jednom, a iz nje sama nastaju otpremnica i faktura. Stanje na koje prodavac može da se osloni dok je kupac još na telefonu. Ili fakturisanje u trenutku isporuke, umesto na kraju nedelje.

Nekad je rešenje da se program koji već imate podesi kako treba, i to je najjeftiniji ishod. Nekad je potreban novi deo sistema. Pre nego što se bilo šta kupi ili pravi, vredi znati koja je od te dve situacije vaša i kojim redom se ide.

Ako želite da ovu računicu prođemo zajedno na vašim brojkama i da na kraju dobijete pisani redosled koraka, taj posao opisujemo na strani IT konsultacije i plan digitalizacije. A ako vam je već jasno gde boli, pišite nam nekoliko rečenica o tome.