ERP je uveden. Zašto se i dalje sve dogovara telefonom?

Uvođenje ERP-a bilo je ozbiljan posao. Prenos podataka, obuka, meseci prilagođavanja dok se sve nije sleglo. Sada knjigovodstvo radi, magacin ima stanje, fakture izlaze iz sistema. A kad treba odobriti nestandardan rabat, dogovoriti hitnu isporuku ili odlučiti šta sa robom koja je stigla oštećena — sve ponovo ide telefonom.

To ne znači da je ERP loš, ni da je loše uveden. Najčešće znači da ERP radi upravo ono za šta je napravljen, i ništa preko toga.

Za šta je ERP napravljen

ERP je evidencija. Šta je kupljeno, šta prodato, šta je na stanju, ko kome duguje i koliko. Pravila za to su prilično ista u svakoj firmi: knjiženje, porezi, dokumenti koje propisuje zakon. Zato se ERP obično isplati kupiti gotov, umesto da se pravi iznova. U tom delu posla retko imate razlog da budete drugačiji od drugih.

ERP je odličan u beleženju onoga što se već desilo. Slabiji je u svemu što se dešava pre toga.

Posao pre nego što nešto postane dokument

Veliki deo svakodnevnog dogovaranja u firmi dešava se pre nego što postoji ijedan dokument.

Kupac pita da li može do petka. Prodavac pita magacin. Magacin kaže da nema dovoljno i pita nabavku. Nabavka zove dobavljača. Dobavljač može, ali po drugoj ceni. Neko treba da odobri prodaju ispod uobičajene marže.

Ništa od toga još nije ni otpremnica ni faktura, pa u ERP-u za to nema mesta. Kad se dogovor napravi, u sistem se unese rezultat. Put do rezultata ostaje u pozivima i porukama.

Posledice se vide svakog dana:

• niko ne zna u kom je stanju zahtev dok ne pozove nekoga
• kad se razboli čovek koji je dogovarao, dogovor ode sa njim
• posle nekoliko meseci niko ne zna zašto je baš tom kupcu dat baš taj rabat
• isti upit se svaki put rešava od nule, jer prethodno rešenje nije nigde zapisano

Znakovi da posao teče pored ERP-a

Ako se prepoznate u više od dve stavke, deo vašeg posla živi van sistema koji ste platili:

• podaci se izvoze u Excel da bi se nešto sredilo, pa se ručno vraćaju
• pojedinci vode svoje tabele „da imaju pregled”
• svako odeljenje ima svoju grupu u aplikaciji za poruke
• štampaju se spiskovi na kojima se štiklira olovkom
• pitanje „je l’ to odobreno?” čuje se više puta dnevno

Tri moguća puta

Bolje podešen postojeći ERP

Nekad modul za ono što vam fali već postoji u vašem ERP-u, ali ga niko nije podesio ili ljudi ne znaju da je tu. To je najjeftiniji ishod i od njega treba krenuti. Pitajte dobavljača konkretno, sa primerom iz svog posla, a ne uopšteno.

Dodatni modul istog dobavljača

Ima smisla kada je proces prilično standardan, a modul ga dobro pokriva. Proverite dve stvari: kako se licence računaju kad se broj korisnika poveća i da li modul prati vaš način rada ili vi morate da pratite njega.

Sistem pored ERP-a, povezan sa njim

Kada je dogovaranje baš ono što vas razlikuje od drugih — način na koji pravite ponude, vodite teren ili odobravate izuzetke — za taj deo se isplati poseban sistem. ERP ostaje glavna knjiga, a novi sistem vodi put do dokumenta i predaje mu gotov rezultat.

Uslov je jedan i treba ga proveriti pre bilo kakvog dogovora: ERP mora da dozvoli pristup podacima, preko API-ja ili bar dokumentovanog uvoza i izvoza. Ako dobavljač to ne dozvoljava, bolje je znati odmah nego usred projekta.

Šta ne treba raditi

Menjati ERP zato što fali dogovaranje. Novi ERP doneće isti problem, samo posle još jednog prenosa podataka i još jedne obuke. Zamena ERP-a je velika odluka i ima smisla tek kada ni onaj knjigovodstveni, evidencioni deo više ne služi poslu.

Projektovanje i izrada sistema koji se naslanja na ERP, umesto da ga zamenjuje, jedan je od poslova opisanih na strani izrada CRM i ERP sistema. Ako niste sigurni koji je od ova tri puta vaš, javite nam se. Prvo ćemo pogledati kako posao teče danas, pa tek onda predlagati.