Šta vlasnici pogrešno očekuju od automatizacije

Pre nego što firma automatizuje prvi posao, obično već ima čvrsto mišljenje o tome šta automatizacija jeste. To mišljenje dolazi iz reklama, iz priča poznanika i iz ponuda koje stižu mejlom. Nešto od toga je tačno. Dosta nije, a baš te pogrešne pretpostavke često odluče da li će prvi projekat biti jeftin i koristan ili skup i razočaravajući.

Evo onih na koje najčešće nailazimo.

„Premali smo za to”

Veličina firme nije merilo. Merilo je ponavljanje.

Firma od desetak ljudi u kojoj jedan čovek pola dana prekucava otpremnice ima boljeg kandidata za automatizaciju od velike firme u kojoj se svaki posao radi drugačije. Pravo pitanje je: koji posao se radi svakog dana, na isti način, sa podacima koji već postoje u nekom programu ili na papiru koji može da se slika?

Male firme tu imaju i prednost. Manje je ljudi koji treba da se dogovore, pa se promena uvodi brže.

„Prvo moramo da kupimo veliki sistem”

Mnogi veruju da pre bilo kakve automatizacije moraju da imaju ERP ili neku veliku platformu. Retko je tako. Jedan korak se često može automatizovati oko onoga što već postoji: čitanje ulaznih faktura pravo u program koji već koristite, veza između webshopa i magacinskog programa, podsetnik pred rok.

Veliki sistem nekad jeste potreban. Ali nije uslov za prvi korak. Gore je kad se kupi „da bude spremno”, pa se automatizacija odloži dok se on ne uvede.

„Ako nije tačno svaki put, ne vredi”

I čovek koji prekucava greši. Razlika je u tome što to niko ne meri.

Pravo pitanje nije da li sistem ikad pogreši, nego koliko često i šta radi kad nije siguran. Dobar sistem to kaže: sporna stavka ide čoveku na proveru, umesto da se nagađa. Ako većinu dokumenata pročita sam, a sporne izdvoji, čovek proverava izuzetke, a ne svaki red.

Zato tačnost treba izmeriti na vašim dokumentima, pre puštanja u rad, i dobiti brojku. Ne na primeru sa prezentacije.

„Automatizacija znači veštačka inteligencija”

Veliki deo korisne automatizacije nema nikakve veze sa AI. Pravilo „ako je iznos iznad limita, traži odobrenje”. Veza između dva programa koji danas ne razgovaraju. Podsetnik tri dana pre roka. Dokument koji nastaje iz podataka koji već postoje.

AI je potreban tamo gde ulaz nije uredan: fotografija, skeniran dokument, mejl pisan slobodnim tekstom. Plaćati AI tamo gde je dovoljno pravilo znači platiti više za rešenje koje je manje predvidivo.

„Najveći trošak je izrada”

Cena izrade stoji u ponudi i zato se vidi. Ono što se vidi manje:

• priprema podataka — šifarnik, duplikati, stari zapisi
• dogovor o tome kako se posao radi, pre nego što se automatizuje
• izuzeci, kojih u stvarnom radu uvek ima više nego na sastanku
• obuka ljudi i podrška prvih nedelja
• izmene posle prvih meseci, kad se vidi šta u praksi ne odgovara
• nadzor i održavanje dok sistem radi

Tražite celu sliku: šta je u ceni, šta nije i koliko košta prva godina posle puštanja, a ne samo izrada.

„Najbrže je da krenemo sa svim odjednom”

Deluje efikasno: jedan projekat, jedno uvođenje, jedna obuka. U praksi ljudi dobiju gomilu novih stvari dok im stari posao i dalje stoji na stolu. Greške dolaze sa pet mesta istovremeno i niko ne zna odakle koja. A prva korist koja se može izmeriti stiže kasno, pa strpljenje ponestane pre nje.

Korak po korak ide sporije samo na papiru. Svaki korak se isplati sam za sebe i pokaže šta treba da bude sledeći.

Šta obično važi umesto toga

• presuđuje posao koji se ponavlja, a ne veličina firme
• prvi korak se pravi oko programa koje već imate
• tačnost se meri, a za nesigurne slučajeve postoji pravilo
• AI ide samo tamo gde pravilo ne može
• računa se cena prve godine, ne samo izrade
• ide se redom, a ne sve odjednom

Provera da li se neki posao uopšte isplati automatizovati, pre nego što platite izradu, prvi je korak usluge AI automatizacija. Nekad se završi zaključkom da je dovoljno jednostavno pravilo, bez ikakvog modela. Ako imate posao za koji niste sigurni, opišite nam ga.