Knjigovodstvena agencija: ko je ovog meseca poslao papire, a ko nije

Petak je, a rok za prijave je sledeće nedelje. Knjigovođa otvara spisak klijenata i kreće redom da zove: da li su poslali izvode, gde su računi dobavljača, da li je bilo novih radnika. Česti odgovor je „poslao sam vam mejlom”, pa sledi pretraga kroz sanduče. Samo knjiženje, kad sve stigne, traje kraće od te jurnjave.

Agencija ne kasni zato što ljudi sporo knjiže. Kasni jer na vreme ne vidi šta nije stiglo.

Program za knjiženje ne zna šta fali

U programu za knjigovodstvo posao se radi po firmi klijenta. On zna šta je proknjiženo. Ne zna koji papiri od klijenta još nisu stigli, ko u agenciji vodi kog klijenta i dokle je koji stigao ovog meseca. To se vodi u tabeli, u rokovniku ili u glavi knjigovođe.

Dok je klijenata malo, to je dovoljno. Kad ih bude toliko da ih niko ne može sve da drži u glavi, stanje meseca se saznaje samo tako što se klijenti zovu redom.

Mesec po klijentu, na jednom ekranu

Svaki klijent svakog meseca prolazi isti put. Od njega se traže dokumenta, dokumenta stižu delom pa sva, posao se proknjiži, prijave se predaju, a klijent dobija obaveštenje šta ima da plati. Kad se svaki od tih koraka označi u trenutku kad se desi, dobija se tabela sa svim klijentima i koracima.

Iz te tabele vlasnik agencije za minut vidi ono što danas saznaje obilaskom kancelarije: koji klijenti kasne, i da li zastoj stoji kod klijenta ili u agenciji. Knjigovođa vidi svoj spisak za danas, a ne ceo mesec odjednom.

Tabela vredi samo ako je tačna, a tačna je samo ako se ne popunjava kao dodatni posao. Gde god može, korak se označi sam: dokument koji klijent ubaci menja status bez ičije intervencije. Gde ne može, dovoljan je jedan klik u trenutku kad se posao završi, a ne prepisivanje na kraju dana.

Svaki klijent ima svoj spisak

Nije isto šta se očekuje od svakog klijenta. Firma u sistemu PDV-a ima jednu vrstu obaveza, firma sa zaposlenima drugu, preduzetnik bez zaposlenih treću. Neko ima gotovinski promet, neko uvozi robu.

Kad se to jednom upiše u karticu klijenta, program zna koja dokumenta treba da stignu i od koga. Spisak za mesec ne sastavlja knjigovođa po sećanju, nego nastaje sam, i u njemu ne fali ono što se sreće jednom u nekoliko meseci.

Kartica se popunjava na prvom razgovoru sa novim klijentom i menja se kad se njemu promeni posao: zaposli prvog radnika, uđe u sistem PDV-a ili otvori prodavnicu. Ako se promena ne upiše tada, prvi sledeći mesec pokaže rupu, i to obično u nedelji roka.

Opomena koja ide sama

Nekoliko dana pre internog roka klijent dobije poruku. Ne opštu „pošaljite papire”, nego tačnu: šta od njega još nije stiglo. Ako ni posle toga ne stigne, nekoliko dana kasnije ide druga poruka. Tek onda zove knjigovođa, i to samo one kod kojih i dalje fali.

Uz poruku ide i link na kome klijent može da ubaci sliku ili sken, umesto da dokumenta šalje na privatne mejlove zaposlenih. Sve što stigne odmah stoji uz pravog klijenta i pravi mesec, a status u tabeli se sam promeni.

Spisak za zvanje se tako svede na ljude kojima poziv zaista treba. Petak pred rok prestaje da bude dan kad se zove redom.

Posao koji nije u mesečnoj ceni

Potvrda za banku, prijava radnika usred meseca, izmena podataka firme, sastanak pred poresku kontrolu. Ako se takvi poslovi upisuju kad se urade, posle nekoliko meseci se vidi koji klijent redovno traži više nego što mesečna cena pokriva.

To nije povod za svađu, nego za mirniji razgovor. Sa listom u ruci lakše je dogovoriti novu cenu ili jasno reći šta je uključeno u mesečni iznos.

Kad knjigovođa ode

U mnogim agencijama svaki knjigovođa zna svoje klijente napamet: kome se izvodi traže dvaput, ko šalje sve u poslednji čas, gde je šta dogovoreno. Kad ode, to znanje ode sa njim, i novi čovek mesecima uči ono što je moglo da stoji uz klijenta. Ovo je poseban slučaj opšteg problema znanja u glavi jednog čoveka.

Kartica klijenta sa obavezama, kontaktima i napomenama nije samo pomoć za mesečni posao. Ona je i ono što ostaje agenciji kad se ljudi promene.

Ovakav posao retko traži novi program za knjigovodstvo. Traži da se prijem dokumenata, opomene i pregled meseca slože oko programa koji već imate, a to je upravo digitalizacija i automatizacija poslovanja kakvu radimo. Ako vam je petak pred rok poznat, javite se pre sledećeg.