Autoplac: koji je auto gde, ko ga je rezervisao i šta je kupcu rečeno

Subota pre podne. Kupac dolazi po auto na koji je u sredu ostavio kaparu. Prodavac koji je tada primio kaparu danas ne radi. Kolega nađe auto, ali pored njega već stoji drugi kupac, spreman za probnu vožnju, jer je auto i dalje bio u oglasu i niko nije rekao da je rezervisan. Dva kupca, jedan auto i jedno neprijatno objašnjavanje.

Subota je smišljena, ali ko prodaje polovna vozila, prepoznaće bar njen deo.

Na placu se ne gubi auto, nego podatak o njemu

Vozila su na broju. Ono što nije na broju je šta se sa kojim trenutno dešava. Jedno je kod limara, drugo čeka registraciju, treće je rezervisano do utorka, četvrto je prodato, ali kupac tek treba da ga preuzme. Sve to se zna, ali u glavama različitih ljudi, na tabli u kancelariji i u porukama.

Zato program za autoplac ne počinje spiskom vozila, nego stanjem svakog vozila.

Svako vozilo ima stanje

Stanja se razlikuju od placa do placa, ali obično izgledaju otprilike ovako:

• kupljeno, na putu do placa
• u pripremi: servis, limar, poliranje
• spremno i u oglasu
• rezervisano do određenog dana
• prodato, čeka papire
• predato kupcu

Svaka promena stanja ima ime i vreme: ko je auto poslao kod limara, ko je uzeo kaparu, ko je predao ključeve. Na pitanje „gde je beli karavan” tada se odgovara pogledom na ekran, a ne obilaskom placa i pozivom mehaničaru.

Stanje pomaže i kod oglasa. Auto koji nije spreman ne treba da se nudi, a auto koji je rezervisan treba da prestane da se nudi istog dana. Kad oglas zavisi od toga da li se neko setio da ga skine, telefon zvoni za auto koji više nije na prodaju.

Kapara ima ime i rok

Rezervacija je obećanje dvema stranama odjednom: kupcu da će auto sačekati njega, i kolegama da auto više ne nude. Ako je zapisana samo na papiriću uz ključeve, drugo obećanje ne važi.

Kad se kapara upiše uz vozilo, sa imenom kupca, iznosom i danom do kog rezervacija važi, stanje se menja za sve odjednom. Rezervacija koja prođe bez javljanja kupca ne visi nedeljama. Auto se vraća u prodaju, a uz njega ostaje zapisano šta se desilo.

Dosije vozila počinje na prijemu

Kupac polovnog auta najviše pita o prošlosti vozila: servisi, udesi, šta je menjano. Prodavac odgovara onim što zna. Nevolja je što se to znanje skuplja na prijemu, a prodaja dolazi nedeljama kasnije i često je vodi neko drugi.

Zato prijem treba da ide istim redom svaki put: dokumenta, servisna knjižica ako postoji, kilometraža, fotografije stanja, uočena oštećenja i ono što je rekao prethodni vlasnik ili dobavljač. Ako se prijem radi svaki put malo drugačije, i dosije je svaki put drugačiji. O ceni takvog rada pisali smo u tekstu Svaki put malo drugačije.

U dosije ulazi i sve što je urađeno pre prodaje: šta je servisirano, šta je zamenjeno, šta je popravljeno i ko je radio.

Šta je rečeno kupcu

Najosetljiviji zapis na placu je ono što je prodavac rekao kupcu o stanju vozila. Ako se posle kupovine pojavi kvar, razgovor je mnogo mirniji kad obe strane imaju isti papir: spisak onoga što je o autu bilo poznato i rečeno, koji je kupac video pre nego što je kupio.

Taj spisak ne treba pisati od nule. Nastaje iz prijema i iz radova u pripremi. Prodavac samo doda ono što je sa kupcem posebno dogovoreno, na primer da se pre preuzimanja zamene gume ili uradi mali servis. Tada i taj dogovor ima rok i ime, pa ne zavisi od toga ko će u subotu biti na placu.

Zamena: dva vozila u jednom poslu

Kupac često ne dolazi samo da kupi, nego i da ostavi svoj auto. To su dva posla vezana u jedan: procena njegovog vozila, vrednost oko koje ste se dogovorili, razlika koju doplaćuje i vozilo koje ulazi na plac.

Kad se to vodi odvojeno, lako se desi da auto iz zamene stoji na placu bez prijema, jer „to ide uz onaj prodati”. Kad je posao zapisan kao jedan, sa oba vozila, auto iz zamene odmah dobija svoj dosije i svoje stanje, kao svako drugo vozilo.

Knjigovodstvo ostaje gde je

Fakture i knjige i dalje vodi program za knjigovodstvo, i tu sistem za plac ne treba da se meša. Treba samo da mu preda podatke o prodaji, da se isti kupac i isto vozilo ne unose dvaput na dva mesta.

Napišite nam kroz kontakt formu koliko vozila obično imate na placu i gde danas stoje rezervacije: u svesci, u tabeli ili na tabli. Iz toga se brzo vidi da li vam treba ceo sistem ili je za početak dovoljna evidencija stanja i dosijea. Oba puta vode kroz isti posao, projektovanje i izradu CRM i ERP sistema.