Advokatska kancelarija: predmet koji kolega može da preuzme za jedno jutro

Sedam i petnaest ujutru, poruka od kolege: bolestan je, ročište je u devet, fascikla je na njegovom stolu. Uzimate fasciklu i imate pola sata. Podnesci su tu. Ali šta je stranci obećano, šta je sud tražio prošli put i da li je suprotna strana dostavila ono što se čekalo, toga u fascikli nema. To je u kolegovom mejlu, u njegovom rokovniku i u njegovoj glavi.

Ovo je dobar test za svaku kancelariju, ma koliko bila velika: može li neko drugi da preuzme predmet za jedno jutro?

Fascikla čuva papire, ne tok predmeta

Papiri pokazuju šta je predato i šta je stiglo. Ne pokazuju zašto je nešto urađeno, šta je sledeći korak i šta se čeka. U kancelariji u kojoj svaki advokat vodi svoje predmete, taj deo živi kod njega. Dok je on tu, sve radi.

Kad ga nema, kancelarija otkrije koliko je posla zavisilo od znanja u glavi jednog čoveka. Nije to pitanje poverenja među kolegama, nego toga gde se znanje o predmetu čuva.

Šta treba da stoji uz svaki predmet

Program za kancelariju ne mora da bude veliki. Mora da ima jedno mesto po predmetu, na kome stoji:

• stranka, suprotna strana i njihovi punomoćnici
• sud ili organ i broj predmeta
• sva dokumenta, i predata i primljena, sa datumom
• rokovi i ročišta
• kratka beleška posle svake radnje: šta je bilo i šta je sledeće
• šta se čeka i od koga
• šta je sa strankom dogovoreno o nagradi i troškovima
• ko u kancelariji radi na predmetu

Beleška posle radnje je najvažnija i najčešće izostaje. Dve rečenice upisane posle ročišta vrede više od pola sata prepričavanja kolegi sutradan.

Rok upisuje jedan, proverava drugi

Propušten rok se ne ispravlja izvinjenjem. Zato pitanje nije toliko „ima li program podsetnik”, koliko ko računa rok i ko ga proverava.

Rok obično teče od dana dostave. Kad pismeno stigne, neko upiše datum prijema, a advokat koji vodi predmet izračuna i upiše rok. Program onda traži da isti rok potvrdi još jedna osoba. Dok ga niko ne potvrdi, stoji označen na spisku koji vidi cela kancelarija. Kad advokat nije tu, rok se ne gubi, nego prelazi na onoga ko ga zamenjuje.

Podsetnik koji stiže samo jednom čoveku na telefon nije sistem. Spisak rokova koji cela kancelarija vidi svako jutro jeste.

Radnja upisana odmah je radnja koja se naplati

Kratak razgovor sa strankom, dopis suprotnoj strani, razgledanje spisa. Ako se to po sećanju beleži tek kad se mesec završi, deo radnji se ne upiše nikada. Ako se upiše odmah, uz predmet, iz istog zapisa nastaje obračun, po tarifi ili po onome što je sa strankom dogovoreno.

Isti zapis ima još jednu korist. Stranka koja dobije pregled šta je na njenom predmetu urađeno ređe zove da pita dokle se stiglo. I lakše plati račun čije stavke razume.

Tajna počinje pre prvog sastanka

Advokat čuva kao tajnu ono što mu je stranka poverila. U programu to znači da pristup ide po predmetu: pripravnik vidi predmete na kojima radi, a ne celu kancelariju. Zna se ko je koji dokument otvarao, a dokumenta ne stoje na mestu za koje niko u kancelariji ne zna ko sve može da mu pristupi.

Ima i provera koja se lako preskoči kad se radi iz fascikli. Pre nego što se prihvati nova stranka, treba videti da li je njena suprotna strana već vaša stranka, danas ili pre nekoliko godina. Kad su sve stranke i suprotne strane upisane na jednom mestu, ta provera traje nekoliko sekundi i ne zavisi od toga da li se neko seća starog predmeta.

Prvo predmeti i rokovi

Nije potrebno sve odjednom. Najviše se dobija kad na jedno mesto prvo pređu aktivni predmeti, sa rokovima i beleškama. Evidencija radnji, pregledi za stranke i obračun dolaze kad se ljudi naviknu da upisuju odmah. Završeni predmeti mogu da ostanu u arhivi dok ne zatrebaju.

Aktivne predmete najbolje unosi advokat koji ih vodi, uz jednu belešku o tome gde predmet danas stoji. To traje, ali je istovremeno i prva provera. Predmet za koji ni on sam ne može u nekoliko rečenica da napiše šta je sledeće, ne bi ni kolega mogao da preuzme za jedno jutro.

Sistem za predmete, rokove i evidenciju radnji projektujemo i izvodimo tako da prati način na koji vaša kancelarija već radi, a ne nečiju predstavu o tome kako advokati rade. Šta sve spada u takav posao, piše na strani izrada CRM i ERP sistema. Ako želite da vidite kako bi vaša kancelarija prošla na testu jednog jutra, zakažite razgovor.