Veleprodaja: gde stoji ono što je dogovoreno sa kupcem

Kupac zove kancelariju i pita zašto mu na fakturi stoji cena koja nije ona dogovorena. Komercijalista kaže da je sa njim pre mesec dana, na sastanku, dogovorio nižu cenu za jednu grupu artikala. Fakturistkinja kaže da u programu stoji stara cena i da nju niko nije obavestio. Oboje su u pravu, a niko ne može da pokaže gde je dogovor zapisan.

U veleprodaji to nije izuzetak. Kad je svaki kupac malo drugačiji, dogovor sa kupcem je jedan od najvažnijih podataka u firmi, a često i najlošije čuvan.

Šta sve čini dogovor sa kupcem

Cena je samo deo. Kad pitate komercijalistu šta je sve dogovoreno sa jednim većim kupcem, spisak obično izgleda ovako:

• cene ili rabat za određene grupe artikala
• akcija koja važi do nekog datuma
• rok plaćanja i šta se dešava kad kupac kasni
• iznos do kog se roba šalje bez pitanja
• najmanja porudžbina i ko plaća prevoz
• dani i mesta isporuke
• ko sa strane kupca sme da naruči
• na koju adresu idu fakture

Svaka od ovih stavki utiče na porudžbinu. Ako stoji u mejlu, u svesci komercijaliste ili samo u njegovom sećanju, svaka porudžbina je nova prilika za grešku.

Porudžbina treba da zna dogovor u trenutku unosa

Porudžbina u veleprodaji stiže na više načina. Komercijalista je upiše kod kupca, kupac pozove kancelariju, pošalje mejl ili naruči sam. Kojim god putem da stigne, u trenutku unosa program treba da ponudi cenu iz dogovora i da upozori kad nešto odstupa.

To ne znači da komercijalista ne sme da odobri dodatni popust. Nekad baš taj popust zatvara posao. Znači samo da odstupanje od dogovora ima razlog i ime onoga ko ga je odobrio. Posle nekoliko meseci iz tih upisa se vidi da li su popusti bili izuzetak ili su postali pravilo.

Kad su uslovi zapisani na jednom mestu, kupac može i sam da ih vidi. Portal na kome vidi svoje cene, otvorene fakture i dokle je stigla porudžbina skida veliki deo poziva tipa „koliko dugujemo” i „da li je krenulo”. Komercijalista tada ima vremena za razgovore koji donose novi posao.

Limit se proverava pre utovara

Pogrešna cena se ispravlja knjižnim odobrenjem. Roba isporučena kupcu koji već duguje previše ispravlja se mnogo teže. Ako dug proverava samo knjigovodstvo kad stigne da pogleda otvorene stavke, kamion je možda već otišao.

Kad je limit deo dogovora, provera ide sama. Porudžbina koja ga prelazi ne ide u magacin dok je neko ne odobri, a komercijalista to vidi odmah, pa može da pozove kupca pre nego što se roba spakuje, a ne posle.

Kad se nabavna cena promeni

Dobavljač pošalje novi cenovnik. Za firmu to znači da neki dogovori sa kupcima više nisu isplativi, a niko ne zna tačno koji.

Ako su dogovori zapisani po artiklima i sa rokom važenja, pitanje „kod kojih kupaca nam je ovaj artikal sada ispod zarade koju smo sebi zadali” dobija odgovor za minut. Sa tim kupcima se onda razgovara pre sledeće isporuke, a ne posle obračuna na kraju meseca.

Isto važi za akcije. Akcija sa datumom isteka prestaje da važi sama. Akcija bez datuma lako se zaboravi i ostane na snazi mnogo duže nego što je iko nameravao.

Većina veleprodaja već ima ERP

Obično postoji ERP ili knjigovodstveni program sa magacinom. On vodi fakture, stanje i knjige, i to treba da nastavi da radi. Dogovori, odobrenja i izuzeci su posao koji se dešava pre nego što nastane dokument, pa zato često ostaju van njega. O tome smo pisali u tekstu ERP je uveden. Zašto se i dalje sve dogovara telefonom?

Put koji se tu najčešće isplati nije zamena ERP-a, nego sistem za dogovore i porudžbine povezan sa njim. Uslovi i limiti ulaze u porudžbinu, porudžbina odlazi u ERP, a stanje zaliha i dugovanja vraćaju se nazad, tamo gde ih komercijalista vidi.

Proba pre bilo kakvog programa

Sedite sa jednim komercijalistom i zapišite sve što je dogovoreno sa jednim većim kupcem. Onda taj papir dajte kancelariji i magacinu i pitajte šta od toga znaju. Ako većinu stavki zna samo komercijalista, jasno je gde firma gubi vreme i novac. Za to saznanje nije trebalo kupiti nijedan program.

Sistem koji dogovore sa kupcima drži na jednom mestu i vezuje ih za svaku porudžbinu projektujemo i izvodimo u okviru usluge izrada CRM i ERP sistema. Kad zapišete dogovor sa tim jednim kupcem, pošaljite nam taj spisak. Iz njega se obično vidi odakle vredi krenuti.