Porudžbina sa sajta, magacin i kurir: ko je glavni za koji podatak

Kupac je poručio preko sajta, a sat kasnije poslao mejl da ipak želi isporuku na adresu firme, ne kući. Ko je pročitao mejl, ispravio je adresu u prodavnici. Nalepnica za kurira odštampana je pola sata ranije, sa starom adresom, i paket je otišao tamo gde kupca nema.

Niko tu nije pogrešio. Adresa je postojala na dva mesta, a promenjena je samo na jednom. To je suština svakog problema između veb-prodavnice, magacina i kurirske službe: isti podatak živi u više programa, a ljudi ga prenose rukom.

Svaki podatak ima jednog vlasnika

Pre nego što se bilo šta poveže, treba odlučiti koji program je glavni za koji podatak. Glavni znači: podatak se menja samo tu, a svi ostali ga dobijaju odatle. Najčešće ovako:

• Porudžbina i podaci kupca: prodavnica, ili program u kome se porudžbine obrađuju. Izmena adrese ide tamo i nigde drugde.
• Stanje robe i cena: magacinski program. Prodavnica ih prikazuje, ali ih ne menja.
• Pošiljka i njen status: kurirska služba. Firma šalje podatke o pošiljci i od nje dobija broj za praćenje i status isporuke.
• Račun: program za fakturisanje.

Kad je ovo zapisano, pola razgovora o povezivanju je gotovo. Ostatak je pitanje kojim putem podatak ide od vlasnika do ostalih, i kada.

Stanje na sajtu je obećanje

Kad prodavnica prikazuje da artikal ima na stanju, to je obećanje kupcu. Ako se stanje na sajtu ažurira ručno, jednom dnevno ili „kad se stigne”, između dva ažuriranja prodaje se roba koje možda više nema.

Zato stanje treba da teče u jednom smeru, iz magacina prema prodavnici, i da se roba umanji ili rezerviše čim porudžbina stigne, a ne tek kad se spakuje. U suprotnom dve porudžbine stignu za poslednji komad, a obe su potvrđene.

Isto važi i za cenu. Akcija koja se unese samo na sajtu, a ne i u program iz koga se izdaje račun, znači da kupac na računu vidi jednu cenu, a platio je drugu. Neko to posle ispravlja storniranjem i novim računom, a kupac pamti da je morao da zove. Ako je magacinski program vlasnik cene, akcija se unosi tamo, sa datumom početka i kraja, a sajt je samo prikazuje.

Izuzeci odlučuju da li automatika radi

Obična porudžbina, koja stigne, spakuje se i ode, lako se automatizuje. Posao prave izuzeci, i baš njih treba popisati pre povezivanja:

• Otkazivanje posle pakovanja. Ko zaustavlja paket i kako roba iz raspakovanog paketa ponovo postaje raspoloživa na sajtu?
• Izmena adrese ili telefona. Do kog trenutka je moguća i ko proverava da li je nalepnica već odštampana?
• Delimična isporuka. Jednog artikla nema. Da li čeka cela porudžbina, ili ide ono što ima, i šta tada piše kupcu?
• Način plaćanja. Pouzeće i plaćanje unapred znače drugačiji uslov za slanje. Program mora da zna koji važi.
• Povrat. Roba se vraća, a sa njom i pitanje novca. Povrat treba da bude vezan za porudžbinu i pošiljku, a ne za mejl u nečijem sandučetu. O rokovima koji tada teku pisali smo u tekstu reklamacija ima rok.

Ako za neki izuzetak ne postoji odgovor, povezivanje ga neće izmisliti. Samo će ga ubrzati do mesta na kome se zaglavi.

Gde se porudžbina danas prepisuje

Uzmite jednu običnu porudžbinu od prošle nedelje i prođite njen put: prodavnica, program za magacin ili fakturisanje, aplikacija kurirske službe, poruka kupcu. Na svakom mestu gde je neko isti podatak otkucao ponovo, stavite oznaku.

Tamo gde je oznaka najviše, počinje povezivanje. Najčešće je to prenos porudžbine u magacin, jer se tu podatak prepisuje za svaku porudžbinu i tu prepisana greška stiže pravo u paket. Kako magacin hvata takvu grešku dok je roba još na stolu za pakovanje, opisali smo u tekstu o tome gde se greška u magacinu zaista rodi.

Pre nego što se išta poveže, proverite i sa svojom kurirskom službom da li i kako prima pošiljke iz drugog programa i kako vraća status isporuke. Od odgovora zavisi da li se nalepnice štampaju iz vašeg programa ili iz njihovog.

Kad je ovo dovoljno uređeno

Znak da je tok uređen nije lep ekran, nego tišina. Niko ne zove magacin da pita da li je paket otišao, niko ne kuca broj pošiljke u poruku kupcu i niko ne ispravlja adresu na dva mesta.

Spisak vlasnika podataka i izuzetaka najbolji je ulaz u projektovanje sistema koji porudžbinu vodi od sajta do kupca. Projektovanje i izrada sistema kod nas uključuje i prebacivanje postojećih podataka, pa se od prvog dana radi sa punom bazom. Recite nam koje programe danas koristite.