BPMN na jednoj strani: crtež procesa koji razumeju i direktor i programer

Zamolite direktora prodaje, šefa magacina i knjigovođu da svako za sebe opiše kako se odobrava veća nabavka. Dobićete tri opisa koji se u pola koraka ne slažu, a svaki od njih je napisan tako da ga razume samo onaj ko ga je pisao. Kad taj opis posle stigne do nekoga ko treba da napravi sistem, stiže i četvrto tumačenje.

BPMN postoji da bi se to izbeglo. To je standardan način crtanja procesa, sa ograničenim brojem simbola koji svi čitaju isto.

Šta je BPMN

Skraćenica znači Business Process Model and Notation. Standard objavljuje i održava međunarodno udruženje OMG, a u upotrebi je verzija 2.0, čija je poslednja revizija 2.0.2.

Za vlasnika firme nije bitna istorija standarda, nego jedna praktična stvar: crtež nacrtan po BPMN pravilima može da pročita i neko ko nije bio na sastanku na kome je nastao. Direktor na njemu vidi ko šta radi i gde se čeka. Programer vidi tačne uslove i redosled.

Simboli koji su dovoljni za većinu procesa

Standard ima mnogo simbola. Za najveći broj poslovnih procesa dovoljno je ovih šest:

• Događaj (krug). Nešto što se desi. Krug tanke linije je početak procesa, krug debele linije je kraj.
• Zadatak (pravougaonik zaobljenih uglova). Posao koji neko uradi. Imenuje se glagolom i predmetom: „Proveriti iznos”, a ne „Iznos”.
• Kapija (romb). Mesto na kome se put deli ili spaja. Romb sa znakom X znači da se ide samo jednim putem, u zavisnosti od odgovora.
• Tok (puna linija sa strelicom). Redosled — šta ide posle čega.
• Poruka (isprekidana linija). Nešto što se razmenjuje sa spoljnim učesnikom, na primer sa dobavljačem ili kupcem.
• Staza (vodoravna traka). Ko radi. Svaka uloga ili odeljenje dobija svoju stazu, pa se na prvi pogled vidi gde posao prelazi iz ruke u ruku.

Primer: odobravanje nabavke

Evo kako bi izgledao crtež jednog jednostavnog procesa, opisan rečima:

1. U stazi Podnosilac proces počinje događajem „Nastala potreba za nabavkom”, a sledi zadatak „Popuniti zahtev”.
2. Kapija pita: „Iznos iznad limita?”
3. Ako nije, tok ide pravo u stazu Nabavka, na zadatak „Naručiti”.
4. Ako jeste, tok ide u stazu Šef odeljenja, na zadatak „Odobriti zahtev”, pa na novu kapiju: „Odobreno?”
5. Ako nije odobreno, sledi zadatak „Obavestiti podnosioca” i završni događaj.
6. Ako jeste, tok ide u stazu Nabavka, na zadatak „Naručiti”, pa na završni događaj „Nabavka naručena”.

Sve to staje na pola strane. I odmah se vide pitanja koja inače isplivaju tek kad sistem bude gotov: koliki je limit, ko zamenjuje šefa kad nije tu i koliko dugo zahtev sme da čeka odobrenje.

Kada se BPMN isplati

• Kada proces prolazi kroz više odeljenja, a svako ga opisuje drugačije. Crtež postaje dogovor.
• Kada se proces predaje onima koji prave sistem. Isti crtež čitaju i naručilac i izvođač, pa je manje mesta za „mi smo mislili da”.
• Kada tražite gde posao čeka. Na crtežu sa stazama svaki prelaz između staza je mesto na kome se može čekati.
• Kada proces ima mnogo izuzetaka. Kapije ih teraju na površinu, jer svako pitanje mora da ima odgovor na svakoj strelici.

Kada je BPMN previše

• Mala firma i jednostavan redosled. Ako posao radi troje ljudi i ima pet koraka bez grananja, numerisan spisak je sasvim dovoljan.
• Crtež koji čita samo njegov autor. Kad se upotrebi svaki simbol iz standarda, crtež postaje tačan i nečitljiv. Držite se malog skupa simbola.
• Crtež idealnog procesa. Prvo se crta kako posao zaista teče, pa tek onda kako bi trebalo da teče. Obrnut redosled daje lep crtež koji niko ne prati.

Nekoliko pravila koja crtež drže čitljivim

• jedan proces, jedna strana — ako ne staje, podelite ga na potprocese
• jedan početak i jasno označeni krajevi
• svaka kapija postavlja pitanje, a odgovori stoje na strelicama
• zadaci se imenuju glagolom i predmetom
• crta se sa ljudima koji posao rade, ne umesto njih

Postoje i platforme koje BPMN crtež mogu direktno da izvršavaju kao program. Za neke firme to je dobar put. Za nas je crtež pre svega sredstvo dogovora i polazna tačka za projektovanje i izradu sistema — koliko god da je lep, vredi onoliko koliko je tačan.

Crtanje procesa sa ljudima koji ga rade, u obliku koji posle može da pročita i onaj ko pravi sistem, deo je snimka stanja u okviru usluge IT konsultacije i plan digitalizacije. Ako želite da vaš najzamršeniji proces stane na jednu stranu, javite nam se.