Pre nego što prodaja poraste: šta u firmi prvo pukne

Rast retko dođe postepeno. Otvori se webshop, potpiše se ugovor sa trgovinskim lancem, krene sezona ili kampanja koja uspe bolje nego što se očekivalo. Prodaja je spremna, jer je to njen posao. Pitanje je da li je spremno sve što stoji iza nje.

Dobra vest je da se to može proveriti unapred, i to bez ikakvog programa.

Proba sa papirom: dupli ponedeljak

Okupite ljude koji vode prijem porudžbina, magacin, otpremu i fakturisanje. Postavite jedno pitanje: šta se dešava ako sledećeg ponedeljka stigne duplo više porudžbina nego obično?

Onda prođite kroz dan redom, sat po sat. Ko prvi kaže „ovo neću stići”? Taj korak je vaše prvo usko grlo. Ne traži se tačna brojka, nego mesto na kome porudžbine počnu da čekaju u redu ispred jednog čoveka ili jednog ekrana.

Posle toga pitanje ponovite za taj korak kao da je rešen. Iza prvog uskog grla gotovo uvek čeka drugo.

Gde se obično prvo zagrcne

Unos porudžbina

Ako porudžbine stižu mejlom, telefonom i sa webshopa, a neko porudžbine sa webshopa ručno prekucava u program, duplo porudžbina znači duplo kucanja. To je najčešće prvo mesto koje pukne, i najlakše se rešava: webshop se poveže sa programom.

Da li roba stvarno postoji

Webshop prodaje ono što program kaže da postoji. Kad je porudžbina malo, poneka otkazana zbog manjka se i otrpi. Kad ih je mnogo, otkazivanja postanu svakodnevica, a kupac kome otkažete ne vraća se lako. Pomaže rezervacija robe u trenutku porudžbine, a ne u trenutku pakovanja.

Pakovanje i otprema

Dok je posla malo, pakuje se redom. Kad ga je mnogo, sve postane hitno, a niko nije zapisao šta ima prednost. Pomažu zapisana pravila prioriteta i spisak za pakovanje složen po redosledu polica, a ne po redosledu porudžbina.

Pitanja kupaca

„Gde mi je porudžbina?” Svaki takav poziv je nečije vreme. Sa duplo porudžbina stiže i duplo poziva, baš kad je vremena najmanje. Status koji kupac može sam da vidi skida veliki deo tih poziva.

Fakturisanje

Ako se fakture prave odjednom na kraju nedelje, kraj nedelje sa duplo posla postaje ceo vikend. Faktura koja nastaje u trenutku otpreme ne pravi gomilu.

Sam program

Program koji je bez problema radio za manji obim počne da koči baš u najvažnijim satima. Izveštaj koji se ranije pravio za minut sad zaključa bazu dok kase čekaju. Znaci su poznati: usporava u određeno doba dana, pada krajem meseca, a u firmi postoji nepisano pravilo „ne diraj ništa dok traje obračun”.

Šta može da se uradi pre rasta, bez velikog projekta

• Jedno mesto na koje ulaze sve porudžbine, bez obzira na kanal.
• Rezervacija robe u trenutku porudžbine.
• Zapisana pravila prioriteta za pakovanje i otpremu.
• Status porudžbine koji kupac vidi sam.
• Faktura u trenutku otpreme, a ne na kraju nedelje.
• Provera programa pod većim opterećenjem pre sezone. Pitajte onoga ko ga održava šta se dešava sa duplo više korisnika i porudžbina. Tražite da se to proveri, a ne samo obeća.

Ove stvari ne traže da firma radi drugačije. Traže da se ono što se radi ručno uradi jednom, na vreme.

Kad je usko grlo u samom sistemu

Ako se pokaže da je baš sistem ono što neće izdržati, prva ideja je često da se sve napravi iznova. To je gotovo uvek najskuplji i najsporiji put, i nosi rizik da se usred sezone ne završi.

Bolje je prvo utvrditi gde tačno koči. Nekad je to jedan izveštaj koji se računa u pogrešnom trenutku, nekad veza sa drugim sistemom koja podatke šalje jedan po jedan, nekad baza koja nikad nije podešena za ovoliki obim. Kad se zna gde je problem, obično je dovoljno nekoliko izmena na pravom mestu i jasan redosled: šta pre sezone, šta može da sačeka, a šta ne treba dirati uopšte.

Kada postoji sumnja da sam sistem neće izdržati rast, pregled koji utvrđuje gde je usko grlo i kojim redom se popravlja opisan je na strani Konsultacije arhitekture softvera. A za pripremu svega oko sistema — porudžbina, stanja i otpreme — pišite nam pre sezone, ne usred nje.